מדריך למשתמש

לפני שמתחילים לעבוד, מומלץ להגדיר את המערכת לפי הסדר הבא. כל שלב בונה על הקודם לו:

הצעד הראשון הוא ליצור את הארגון שלכם במערכת. הארגון הוא ה"בית" של כל הנתונים – משימות, לקוחות ועובדים.

איך נרשמים ומקימים ארגון?

1. היכנסו לכתובת המערכת ולחצו על הרשמה.
2. הזינו את שם הארגון שלכם (לדוגמה: "סטודיו אדום" או "חברה ב.מ.ז").
3. הזינו את האימייל והסיסמה שלכם.
4. לחצו על הרשמה – המערכת תיצור אוטומטית מספר ארגון ייחודי.
5. תועברו ישירות למסך הראשי של האפליקציה.

לאחר יצירת הארגון, הוסיפו את חברי הצוות שלכם. רק מנהל (אדמין) יכול לבצע פעולה זו.

איך מוסיפים עובד?

1. לחצו על כפתור הגדרות (גלגל השיניים) בפינה הימנית העליונה של המסך.
2. עברו ללשונית ניהול משתמשים.
3. לחצו על הוסף חבר צוות.
4. מלאו את שם מלא, אימייל וסיסמה ראשונית (לפחות 6 תווים).
5. בחרו האם העובד יהיה מנהל או משתמש רגיל.
6. לחצו הוסף – העובד יקבל גישה עם הפרטים שהזנתם.

מה כל עובד יכול לעשות?

לקוחות הם הגורמים שהצוות שלכם עובד עבורם. כל משימה ושעת עבודה יוקצו ללקוח מסוים.

איך מוסיפים לקוח?

1. פתחו את הגדרות (גלגל השיניים).
2. עברו ללשונית לקוחות.
3. לחצו הוסף לקוח והזינו את שם הלקוח.
4. (אופציונלי) הגדירו מגבלת שעות חודשית בפורמט שעות:דקות, לדוגמה 40:00 לארבעים שעות בחודש.
5. לחצו שמור.

קטגוריות עוזרות לחלק את הזמן שעובדים עבור כל לקוח לסוגי עבודה שונים. לדוגמה: פגישות, פיתוח, תמיכה.

איך מוסיפים קטגוריה?

1. פתחו הגדרות ← לקוחות.
2. לחצו על קטגוריות ליד הלקוח הרצוי.
3. לחצו הוסף קטגוריה והזינו שם (לדוגמה: "ייעוץ").
4. לחצו שמור.
5. חזרו על הפעולה לכל קטגוריה נוספת.

משימה היא יחידת עבודה – כל פעולה שצריך לבצע עבור לקוח. ניתן לפתוח משימות ולהקצות אותן לחברי הצוות.

איך פותחים משימה?

1. לחצו על הכפתור הירוק + משימה חדשה בראש המסך.
2. הזינו כותרת (חובה) – שם קצר שמתאר את המשימה.
3. בחרו לקוח מהרשימה.
4. בחרו קטגוריה (אם הגדרתם קטגוריות ללקוח זה).
5. הזינו תיאור – פרטים נוספים על המשימה (אופציונלי).
6. קבעו תאריך יעד לביצוע.
7. בחרו את המטפל – מי אחראי לביצוע המשימה.
8. הגדירו חזרתיות אם המשימה חוזרת: יומי / שבועי / חודשי.
9. ניתן לצרף קבצים ומסמכים למשימה.
10. לחצו שמור.

סטטוס המשימה

פעולות על משימה

• ערוך – שינוי כל פרט במשימה בכל שלב.
• סמן כהושלם – סוגר את המשימה ומתעד מי ומתי סיים.
• מחק – זמין רק ליוצר המשימה (או למנהל).
• הפעל שעון – מתחיל מדידת זמן למשימה (ראו בפרק הבא).

שעון העבודה מאפשר למדוד בדיוק כמה זמן הושקע בכל משימה ספציפית.

איך מפעילים שעון עבודה?

1. מצאו את המשימה הרצויה ברשימת המשימות.
2. לחצו על כפתור ▶ הפעל שעון שמופיע על כרטיס המשימה.
3. השעון יתחיל לספור – תראו את הזמן מתעדכן בזמן אמת.
4. כשסיימתם, לחצו ■ עצור שעון – הזמן יישמר אוטומטית.

השעון הכללי מיועד למדוד זמן עבודה כללי שאינו קשור למשימה ספציפית – לדוגמה ישיבת צוות, מיילים, או עבודה אדמיניסטרטיבית.

איך מפעילים את השעון הכללי?

1. בפינה הימנית העליונה של המסך תמצאו את כפתור השעון הכללי – הוא תמיד גלוי.
2. לחצו עליו כדי להפעיל את הספירה.
3. הזמן יוצג על המסך בפורמט שעות:דקות:שניות.
4. לחצו שוב כדי לעצור ולשמור את הזמן.

לשונית סיכום זמני עבודה מציגה ניתוח מפורט של כל שעות העבודה שנרשמו – לפי לקוח, לפי קטגוריה ולפי תאריכים.

מה ניתן לראות בדוח?

המערכת שולחת התראות אוטומטיות כדי לוודא שלא מפספסים דברים חשובים.

סוגי התראות

איך קוראים התראה?

1. לחצו על סמל הפעמון בראש המסך.
2. יפתח חלון עם כל ההתראות הלא-נקראות.
3. לחצו על ההתראה – היא תסומן כ"נקראה" אוטומטית.

המערכת מאפשרת לייצא דוח מסודר ומקצועי לקובץ PDF – מתאים לשליחה ללקוחות, לחשבוניות, או לתיעוד פנימי.

איך מייצאים PDF?

1. עברו ללשונית סיכום זמני עבודה.
2. בחרו את טווח התאריכים הרצוי לדוח.
3. וודאו שהנתונים מוצגים כפי שתרצו (סינון לפי לקוח אם צריך).
4. לחצו על הכפתור ייצוא PDF.
5. הקובץ יוורד אוטומטית למחשב שלכם.

מה כולל הדוח?

המערכת פועלת עם שני סוגי משתמשים: מנהל (אדמין) ומשתמש רגיל. לכל אחד יש הרשאות שונות.

איך מגדירים מנהל?

1. פתחו הגדרות ← ניהול משתמשים.
2. לחצו על הוסף חבר צוות ובחרו מנהל בשדה התפקיד.
3. לחבר צוות קיים – ניתן לשנות תפקיד על ידי פנייה לתמיכה.